Oszczędzaj w biurze na kosztach wydruku

arcus

Liczba drukowanych dokumentów rośnie co roku o jedną piątą. Optymalizując obszar wydruku firmy są w stanie zaoszczędzić dziesiątki, a w przypadku dużych firm nawet setki tysięcy złotych w skali roku. W jaki sposób?

Tania drukarka do biura a koszty druku…

Koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów (nie tylko drukiem) pochłaniają nawet od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. Zaskakujący jest fakt, że przy tak dużej skali aż dziewięć na dziesięć przedsiębiorstw w ogóle nie monitoruje kosztów druku. Tymczasem według badań firmy Gartner kompletna optymalizacja procesu druku pozwala osiągnąć oszczędności nawet do 30 proc.

Pierwszym krokiem do organizacji optymalnego systemu wydruku dokumentów w firmie jest uzmysłowienie sobie jakie wiążą się z tym koszty. W większości firm koszty wydruku są analizowane głównie przez pryzmat kosztów zakupu sprzętu. A zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego stanowi zaledwie od 5 do 15 proc. (zależnie od konkretnego modelu) całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją.

Audyt wydruku, czyli optymalizacja kosztów druku od podstaw

Proces optymalizacji drukowania należy rozpocząć od przeprowadzenia audytu wydruku, który pozwoli ustalić koszty i miejsca ich powstawania. Jeżeli wiemy już jak, gdzie i ile się drukuje, można przystąpić do projektowania rozwiązania dokładnie dopasowanego do potrzeb klienta.

Bardzo często efektem audytu jest decyzja o zmniejszeniu liczby urządzeń drukujących w biurze. Zamiast wielu małych, kosztownych w eksploatacji drukarek różnych producentów, które wymagają wielu materiałów eksploatacyjnych, w biurze stawiane są większe urządzenia jednej firmy. Już samo ograniczenie liczby urządzeń i wymiana starych, energochłonnych i mało wydajnych na bardziej oszczędne zdecydowanie wpływa na zmniejszenie kosztów druku i uwolnienie przestrzeni w biurze, która również  jest kosztowna. Wykorzystanie drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych pochodzących od jednego producenta pozwala na uproszczenie i obniżenie kosztów serwisowania urządzeń i zakupu materiałów eksploatacyjnych, zmniejsza się też liczba zapasowych tonerów, które trzeba przechowywać w biurze.

Ważne jest, żeby system wydruku był dokładnie dostosowany do potrzeb organizacji, np. działy księgowości czy finansów potrzebują czytelnych czarno-białych wydruków, czasami w rozmiarze A3, żeby wydrukować arkusze finansowe. Natomiast pracownicy działu sprzedaży często potrzebują kolorowej szybkiej drukarki A4, żeby przed wyjściem na spotkanie wydrukować prezentację oferty dla klienta. Dobrze zaprojektowany system nie tylko uwzględnia potrzeby wszystkich użytkowników (np. liczba pięter w biurze, odległość do drukarki do biurek osób, które często potrzebują z nich korzystać), ale również oszczędza prąd czy materiały eksploatacyjne i czas pracowników, który również jest kosztowny.

Coraz więcej przedsiębiorców, którzy zastanawiają się nad optymalizacją procesu druku w swoich firmach, decyduje się nie tylko na wymianę drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, ale również na zakup specjalistycznego oprogramowania do zarządzania procesem. Pozwala ono o wiele lepiej wykorzystać potencjał urządzeń drukujących i usprawnić obieg dokumentów między pracownikami firmy.

Z badań Kyocera Document Solutions przeprowadzonych w 2013 roku wśród 750 managerów IT  w ośmiu krajach Europy wynika, że ponad 89 proc. europejskich przedsiębiorców wprowadza lub wprowadzi system zarządzania obiegiem dokumentów. 70 proc. ankietowanych jest przekonanych, iż system zarządzania dokumentami i ich wydrukiem pozwoli im zna-
cząco zmniejszyć koszty, sprawować lepszą kontrolę nad wydatkami budżetowymi (47 proc.) i w istotny sposób poprawić jakość pracy (52 proc.). Jeśli faktycznie dążymy do optymalizacji kosztów wydruku, musimy patrzeć nie tylko na wydruk, który jest końcowym aktem życia dokumentu, lecz również na cały proces jego tworzenia i obiegu.

Outsourcing druku, dzierżawa drukarek efektywniejsza od zakupu

Warto zauważyć, że większość kompleksowych rozwiązań związanych z drukiem dokumentów połączona jest jednocześnie z outsourcingiem wydruku. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca nie musi ponosić nakładów inwestycyjnych na zakup urządzeń oraz zajmować się sprawą ich serwisu. Przy niewielkim nakładzie finansowym firma od razu otrzymuje wydajne, nowoczesne i oszczędne urządzenia. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca może dobrać sprzęt, kierując się własnymi potrzebami, a nie ograniczeniami budżetowymi.

Autor: Łukasz Rumowski, Dyrektor rozwoju ProDuktu w ArCuS SA

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *